¿Cómo Reducir Tamaño Excel Sin Abrirlo?

Resumen: El gran tamaño de los archivos Excel es un problema habitual, y si usted también está frustrado por ello, está en la página adecuada. En este blog se explican las mejores formas de reducir tamaño Excel eliminando datos y celdas en blanco, convirtiendo fórmulas en valores, eliminando formatos no utilizados, comprimiendo imágenes adjuntas, eliminando datos ocultos y guardando archivos grandes en formato XLSB y ZIP. Y si tienes un archivo extremadamente grande y no puedes abrirlo, tenemos una solución automática alternativa.

Microsoft Excel permite gestionar y organizar datos en celdas y columnas con formato y fórmulas, y el tamaño del archivo aumenta poco a poco. Los usuarios se enfrentan a múltiples problemas con los archivos de gran tamaño, como:

• Apertura y guardado lentos de los archivos.
• Congelaciones frecuentes y errores de «No responde».
• Excel tiene un rendimiento deficiente al desplazarse, filtrar o cambiar de hoja.
• Calcula y recalcula lentamente.
• Mayor probabilidad de que Excel se bloquee.
• Mayor riesgo de corrupción de archivos y pérdida de datos.
• No podrá compartir archivos con otras personas.

Si también se enfrenta a los mismos problemas, la mejor solución es reducir el tamaño del archivo. Pasemos a los métodos que funcionan para reducir tamaño Excel.

¿Cómo Comprimir Archivo de Excel?  Todos los Métodos

Si tiene un número limitado de archivos y puede abrir archivos Excel de gran tamaño, entonces debería optar por los métodos manuales. Y, en caso de que no pueda abrir el archivo, entonces una solución automatizada es la mejor manera.

Estos son los mejores métodos posibles para reducir tamaño Excel:

• Eliminar datos no deseados
• Comprimir imágenes
• Eliminar datos ocultos
• Guardar el archivo como XLSB
• Comprimir archivos Excel grandes
• Convertir fórmulas en valores
• Eliminar formato no utilizado
• Eliminar formato condicional
• Eliminar caché de tabla dinámica

Sugerencia Rápida Para Reducir Tamaño Excel

Si no puede abrir un archivo y no desea eliminar ningún dato para comprimir el tamaño del archivo, la mejor opción es dividirlo en partes más pequeñas. Puede utilizar SysTools Excel Splitter para dividir archivo Excel en varios archivos más pequeños y facilitar su gestión. A continuación, podrá acceder a cualquier archivo según sus necesidades. Esta solución permite a los usuarios crear archivos pequeños por fila, tamaño y hoja. Puede instalar la edición de demostración gratuita:

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Método 1: Eliminar Datos y Celdas no Utilizados

Eliminar los datos no deseados es la técnica básica para reducir tamaño Excel.

1. Abra su archivo de Excel.
2. Seleccione las filas y columnas vacías.
3. Haga clic con el botón derecho y seleccione el icono «Eliminar».
4. Ahora debe repetir el mismo proceso para cada archivo de datos.
5. Y guarde el archivo localmente después de completar el proceso.

Método 2: Comprimir Imágenes Adjuntas

Si su archivo contiene imágenes, puede intentar comprimir el tamaño de las imágenes siguiendo los pasos que se indican a continuación:

1. Seleccione la imagen en Excel.
2. Vaya a la opción «Formato de imagen».
3. Seleccione la opción «Comprimir imagen».
4. Aparecerá una pantalla, seleccione el icono «Aceptar».
5. Y, por último, sus imágenes se comprimirán.

Método 3: Reducir Tamaño Excel Eliminando Datos Ocultos

Los archivos de MS Excel también contienen datos ocultos, como hojas, filas y columnas. Por lo tanto, puede eliminarlos del archivo para comprimir archivo de Excel siguiendo los pasos mencionados:

1. Haga clic con el botón derecho del ratón en la pestaña de la hoja.
2. Seleccione la opción «Mostrar».
3. Ahora elimine las hojas que desee.
4. Para filas/columnas: Seleccione las filas >> haga clic con el botón derecho y seleccione la opción «Mostrar».

Método 4: Guardar el Archivo Como XLSB

El formato XLSB es más ligero que otras extensiones de archivo. Es un formato de lenguaje binario, lo que ayuda a reducir tamaño Excel:

1. Abra MS Excel.
2. Abra su archivo.
3. Seleccione la opción «Archivo» >> «Guardar como».
4. A continuación, seleccione «XLSB» en la opción «Tipo de archivo».
5. Elija cualquier ubicación y guarde su archivo.

Método 5: Comprimir Archivo de Excel Guardándolo Como ZIP

Si su archivo es demasiado grande y no desea utilizarlo con regularidad, guárdelo en formato ZIP.

1. Busque la ubicación del archivo Excel.
2. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre él.
3. Seleccione la opción «Comprimir en» >> «ZIP».

Método 6: Convertir fórmulas en valores

Las fórmulas múltiples pueden aumentar el tamaño del archivo, por lo que puede convertirlas en valores para reducir tamaño Excel:

1. Seleccione las «celdas» con fórmulas.
2. Ahora copie el contenido utilizando las teclas «Ctrl + C».
3. A continuación, haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione «Pegar especial» >> «Opciones de valores».
4. Y guarde el archivo.

Método 7: Eliminar el Formato no Deseado

Si su archivo contiene formato, eliminarlo puede reducir tamaño Excel:

1. Seleccione las celdas/columnas que tienen formato.
2. Seleccione «Inicio» >> «Borrar» y, a continuación, la opción «Borrar formato».
3. Por último, vuelva a guardar el archivo.

Método 8: Eliminar reglas de formato condicional

1. Vaya a la pestaña «Inicio» de su archivo de Excel.
2. Seleccione las opciones «Formato condicional» >> «Administrar reglas».
3. Seleccione las «Reglas» que no sean importantes y elija la opción «Eliminar reglas».
4. Aplique y guarde los cambios.

Método 9: Reducir Tamaño Excel Eliminando la Caché de la Tabla Dinámica

La tabla dinámica contiene la caché, que es otra de las razones por las que aumenta el tamaño del archivo Excel. Eliminarla puede ser un paso beneficioso para comprimir archivo de Excel:

1. Haga clic con el botón derecho del ratón en la tabla dinámica en Excel.
2. Seleccione la opción «Tabla dinámica».
3. Desmarque la casilla Guardar datos de origen en la pestaña Datos.
4. Guarde el archivo para reducir tamaño Excel.

Inconvenientes de Todos Los Métodos Manuales

• Los métodos manuales no funcionan con archivos Excel de tamaño extremadamente grande, que no se pueden abrir.
• Estas técnicas no pueden reducir tamaño Excel de varios archivos de datos.
• Hay que seguir los mismos pasos para cada archivo una y otra vez.
• El método de eliminación conlleva un alto riesgo de borrar accidentalmente datos importantes.
• Además, estas técnicas no mantienen el formato y la jerarquía originales.

Solución Experta Para Comprimir Archivo de Excel

Si no puede abrir el archivo grande, utilice la solución sugerida. Esta solución ayuda a los usuarios a conservar los datos sin eliminar ni abrir el archivo. Puede dividir fácilmente un archivo grande en partes más pequeñas para gestionarlo mejor. No es necesario abrir el archivo, solo tiene que cargarlo y dividirlo por filas, hojas y tamaño. Descargue la versión de prueba gratuita y lea los pasos de funcionamiento y las características principales.

¿Cómo Reducir Tamaño Excel Sin Abrirlo?

1. Descargue e instale la herramienta de compresor de archivos de Excel y seleccione la opción Dividir Excel.

   

2. Añada su archivo grande utilizando las opciones Añadir archivo(s) y Añadir carpeta.

   

3. Localice su archivo Excel y cárguelo utilizando el botón «Abrir».

   

4. A continuación, elija las opciones de división y la ubicación, y seleccione el botón Dividir.

   

5. Una vez completado el proceso, seleccione el botón Aceptar.

   

6. Puede utilizar la opción Ver informe para analizar el proceso.

   

Conclusión

Hemos sugerido las posibles técnicas para comprimir archivo de Excel utilizando 9 técnicas manuales mediante la eliminación de datos y el formato. Los métodos manuales son los mejores para soluciones temporales, pero para una solución permanente, debe optar por la solución automatizada para reducir tamaño Excel.

Puede ponerse en contacto con nosotros a través del chat de soporte en vivo para cualquier consulta. Además, puede instalar la versión demo gratuita para comprender mejor la solución.