Как восстановить удаленные письма в Outlook
Электронная почта является одной из важнейших форм общения в современной деловой и личной среде. Но несчастные случаи могут произойти. Вы можете случайно удалить важные письма или, в худшем случае, они могут исчезнуть из-за системной ошибки. Подобные ситуации могут создавать ощущение срочности, особенно когда необходимо быстро получить важную информацию. Независимо от того, удалили ли вы их случайно, намеренно или из-за системной ошибки, знание того, как восстановить эти сообщения, может сэкономить вам время и нервы.
В этом руководстве объясняется, как восстановить удаленные письма в Outlook в различных сценариях. Сюда входит восстановление сообщений, которые были удалены несколько дней или даже месяцев назад. В этом подробном руководстве вы найдете всю необходимую информацию: от базовых советов по восстановлению случайно удаленных писем до использования более продвинутых функций, таких как Microsoft eDiscovery и сторонние инструменты.
Давайте рассмотрим это подробнее.
Удаленный тип элемента
При удалении электронного письма в Outlook его конечное место назначения зависит от типа используемой учетной записи (POP, IMAP или Exchange) и папки, в которой было удалено электронное письмо. Ниже мы объясним каждый этап удаления и то, как долго обычно хранятся электронные письма, прежде чем они будут окончательно удалены.
Папка «Удаленные»
Когда пользователь вручную удаляет электронное письмо, оно сначала отправляется в папку «Удаленные». Независимо от того, нажали ли вы кнопку удаления случайно или удалили ее намеренно, ваши электронные письма будут храниться здесь до тех пор, пока не будут удалены окончательно.
- Срок хранения : электронные письма будут оставаться в папке «Удаленные» до 30 дней, если вы вручную не очистите папку или корзину .
- Как получить к ней доступ: Вы можете получить доступ к своей электронной почте из этой папки, используя настольную , веб- или мобильную версию Outlook.
По истечении 30 дней электронные письма автоматически перемещаются из папки «Удаленные» в папку «Элементы, подлежащие восстановлению».
Папка «Восстанавливаемые элементы»
После того, как вы очистите папку «Удаленные» или через 30 дней, электронное письмо будет перемещено в папку «Элементы, подлежащие восстановлению» . Эта папка действует как дополнительная защита перед окончательным удалением.
- Срок хранения : электронные письма будут храниться в папке «Элементы для восстановления» еще 30 дней . Однако этот период может быть сокращен, если превышен лимит размера вашего почтового ящика.
- Как получить доступ: Вы можете восстановить электронные письма с помощью функции «Восстановить удаленные элементы» в папке «Удаленные» в Outlook Web App (OWA) или в приложении для настольного компьютера.
После перемещения электронного письма из этой папки оно удаляется навсегда и не может быть восстановлено без использования дополнительных инструментов, включенных в вашу учетную запись Microsoft 365 или Exchange, или стороннего приложения.
Если вы используете стороннее приложение, вам необходимо создать резервную копию писем перед их удалением, чтобы иметь возможность успешно восстановить их.
Окончательно удаленные письма
Окончательно удаленные письма обходят папку «Удаленные» и сразу попадают в папку «Элементы для восстановления» . Это происходит в следующих случаях:
- Нажмите Shift + Delete (пропускает удаленные элементы).
- Вручную очистите папку «Удаленные».
- Срок хранения как удаленных, так и восстанавливаемых элементов истекает.
После удаления письма из папки «Элементы для восстановления» оно считается окончательно удаленным и не может быть восстановлено с помощью основных методов Outlook. Чтобы восстановить утерянные электронные письма, вам понадобятся продвинутые инструменты или сторонние приложения.
Учетные записи POP, IMAP и Exchange: что происходит с удаленными электронными письмами?
В зависимости от типа вашей учетной записи удаленные электронные письма ведут себя по-разному.
- Учетная запись POP :
- Папка «Удаленные» : электронные письма, удаленные из учетной записи POP, перемещаются в папку «Удаленные» и подлежат 30-дневному хранению.
- Папка «Элементы, подлежащие восстановлению»: учетные записи POP обычно не имеют доступа к папке «Элементы, подлежащие восстановлению» , поэтому электронные письма исчезают после удаления из папки «Удаленные».
- Учетные записи IMAP :
- Папка «Удаленные» : для учетных записей IMAP удаленные письма также отправляются в папку «Удаленные». Однако при использовании протокола IMAP ваши электронные письма синхронизируются с сервером, поэтому, если сервер удаляет электронное письмо, оно также удаляется с вашего устройства.
- Папка «Элементы для восстановления» : как и в случае с учетными записями POP, пользователи IMAP не имеют доступа к папке «Элементы для восстановления», если они не используют размещенную службу Exchange или Office 365.
- Учетные записи Exchange и Office 365 :
- Папка «Удаленные» : для учетных записей Exchange и Office 365 срок хранения папки «Удаленные» составляет стандартные 30 дней.
- Папка «Элементы для восстановления» : в этих учетных записях есть папка «Элементы для восстановления», в которой электронная почта хранится еще 30 дней после ее удаления из папки «Удаленные» .
- Расширенные возможности восстановления : для учетных записей Exchange администраторы могут использовать такие инструменты, как eDiscovery, для восстановления писем даже после их окончательного удаления из обеих папок .
Если вы не можете восстановить свои файлы
Прежде чем перейти к шагам восстановления, следует отметить, что в некоторых случаях, к сожалению, невозможно восстановить удаленные сообщения.
- Очистил папку «Элементы для восстановления» .
- Прошло более 30 дней с момента удаления .
- У вас нет доступа к eDiscovery или у вас нет лицензии Enterprise.
В таких случаях восстановление может оказаться невозможным. Вот почему мы всегда рекомендуем иметь надежную систему резервного копирования, желательно стороннего сервиса . Теперь пусть начнется восстановление!
Как восстановить удаленные письма в Outlook (без резервной копии)
Можно ли восстановить удаленные письма в Outlook? Конечно! За исключением случаев, упомянутых выше, в большинстве случаев удаленные письма можно восстановить. Начнем с самого простого способа. Это можно сделать с помощью кнопки «Отменить».
Перейдите в раскрывающийся список панели быстрого доступа и выберите «Отменить» . Это отменит последнее выполненное вами действие.
В идеале вам нужно будет получить доступ к этой кнопке сразу после нажатия кнопки удаления, но если с момента случайного удаления важного письма не прошло несколько дней или недель, вы сможете вернуться достаточно далеко назад и найти его. Для тех, кто хочет восстановить удаленные вложения из Outlook, они также могут использовать эти решения. В общем случае, как только вы восстанавливаете удаленные письма, прикрепленные файлы также сохраняются вместе с ними.
Вот несколько очевидных шагов, которые следует предпринять в первую очередь, независимо от того, есть ли у вас резервная копия или нет: например, проверьте корзину и папку восстановления.
Восстановить удаленные письма из папки «Удаленные»
процедура:
- Откройте Outlook и перейдите в папку «Архив» .
- Выберите электронное письмо, которое вы хотите переместить, затем нажмите «Переместить в » > «Входящие» (или другую папку).
Если в вашем архиве нет писем и вы не настроили автоматическое архивирование, выполните следующие действия.
Для Outlook в Интернете (OWA):
- Откройте Outlook в веб-браузере.
- Перейдите в папку «Удаленные» .
- Проверьте список удаленных писем, выберите нужные письма и нажмите «Восстановить» .
- Письмо снова появится в папке, из которой оно было удалено.
Для пользователей настольных компьютеров:
- Откройте Outlook на рабочем столе.
- Перейдите в папку «Удаленные» .
- Щелкните правой кнопкой мыши по письму, которое вы хотите восстановить, выберите «Переместить в» и выберите папку назначения (например, «Входящие»).
К сожалению, в отличие от веб-версии, десктопный клиент не предлагает функцию массового восстановления в один клик. Вам придется перемещать электронные письма по отдельности.
Для мобильных пользователей (приложение Outlook для iOS/Android):
- Откройте приложение Outlook на мобильном устройстве .
- Нажмите значок меню (три горизонтальные линии) в верхнем левом углу .
- Прокрутите вниз и нажмите на папку «Удаленные» (или «Корзина»).
- Найдите адрес электронной почты, который вы хотите восстановить.
- Нажмите и удерживайте электронное письмо, а затем выберите «Переместить в папку» из появившихся вариантов .
- Выберите папку «Входящие» или другую папку , в которую вы хотите переместить письмо .
Этот метод работает так же, как и версия для настольных компьютеров, но более удобен для пользователей, находящихся в пути.
Восстановление окончательно удаленных писем в Outlook
Что делать, если папка «Удаленные» пуста или с момента ее удаления прошло более 30 дней? Ну, есть еще один вариант. Это папка «Элементы, подлежащие восстановлению» .
- Откройте папку «Удаленные» .
- Нажмите « Восстановить элементы, удаленные из этой папки» вверху .
- Выберите адрес электронной почты, который вы хотите восстановить, и нажмите «Восстановить» .
Этот процесс восстановит электронное письмо в исходной папке или в папке «Удаленные» в зависимости от вашей версии Outlook .
Если пользователи окончательно удаляют электронные письма и они больше не доступны в папке «Элементы для восстановления», администраторы могут восстановить эти электронные письма с помощью Центра администрирования Microsoft 365 и eDiscovery . Однако эти инструменты доступны только для учетных записей Microsoft 365 или Exchange и обычно требуются в юридических целях или для обеспечения соответствия нормативным требованиям.
- Войдите в центр администрирования Microsoft 365 .
- Перейдите в раздел Безопасность и соответствие > Электронное обнаружение .
- На странице eDiscovery выберите «Создать дело» и присвойте имя вашему поисковому делу.
- В рамках кейса создайте новый поиск eDiscovery , указав почтовый ящик пользователя и задав соответствующие критерии поиска, такие как диапазон дат или ключевые слова.
- После завершения поиска экспортируйте результаты в файл .pst . Затем этот файл можно открыть в Outlook для дальнейшей обработки или восстановления определенных писем.
- Чтобы восстановить утерянную электронную почту, импортируйте PST-файл в почтовый ящик Outlook пользователя.
Дополнительные примечания для ИТ-администраторов:
- Вы можете настроить политики хранения в Exchange Online, чтобы продлить срок хранения удаленных сообщений электронной почты сверх установленного по умолчанию 30-дневного периода.
- Администраторы также могут восстанавливать электронную почту из режима хранения для судебного разбирательства или хранения на месте , что позволяет хранить электронную почту неограниченное время, если это необходимо по юридическим причинам.
Восстановление с помощью PowerShell (расширенный метод для администраторов):
Администраторы также могут использовать PowerShell для восстановления электронной почты из папки «Элементы для восстановления» пользователя, особенно в сценариях массового восстановления.
- Подключитесь к Exchange Online PowerShell с помощью следующей команды :
$UserCredential = Получить учетные данные
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected] -Учетные данные $UserCredential
- Получите список элементов в папке «Элементы для восстановления» пользователя, используя следующий командлет :
Search-Mailbox -Identity [email protected] -SearchDumpsterOnly -SearchQuery “Тема: ‘Тема удаленного письма’” -TargetMailbox [email protected] -TargetFolder “Восстановленные элементы”
- Удаленные письма будут перемещены в специальную папку в почтовом ящике администратора для просмотра и восстановления.
Важные моменты, которые следует помнить:
- Папка «Элементы, подлежащие восстановлению» доступна в течение 30 дней после удаления элементов из папки «Удаленные».
- После очистки папки «Элементы для восстановления» ваша электронная почта будет навсегда утеряна, если вы не воспользуетесь передовыми инструментами, такими как eDiscovery или стороннее программное обеспечение.
- Администраторы имеют дополнительные возможности восстановления электронной почты помимо тех, которые доступны обычным пользователям, включая использование eDiscovery и PowerShell .
Программное обеспечение для восстановления удаленных писем в Outlook — даже навсегда утерянных
Хотя ручные методы восстановления хорошо подходят для отдельных лиц, они непрактичны для организаций, управляющих несколькими учетными записями. В таких случаях необходимо стороннее программное обеспечение для восстановления Outlook (SysTools), поскольку оно может автоматизировать и оптимизировать процесс восстановления .
Как восстановить окончательно удаленные письма в Outlook (шаг за шагом)
Если вы случайно удалили важное письмо, не волнуйтесь. Вы можете легко восстановить его, выполнив следующие действия:
Шаг 1: Загрузите и запустите инструмент
Загрузите бесплатную версию и установите ее в своей системе Windows. После установки запустите приложение.
Шаг 2: Добавьте файл данных Outlook
Нажмите «Добавить файл» в левом верхнем углу экрана .
- Если вы знаете местоположение файла, используйте «Выбрать файл» .
- Если вы не уверены, вы можете выполнить поиск по всему диску, используя опцию «Поиск файлов» .
Шаг 3: Выберите расширенный режим восстановления
На экране «Добавить файлы» выберите режим «Расширенное сканирование»
. Этот режим также позволяет восстанавливать поврежденные файлы PST и окончательно удаленные электронные письма.
При желании он также может расшифровывать зашифрованные письма SMIME и OpenPGP.
Шаг 4: Предварительный просмотр удаленных писем.
После завершения сканирования будут отображены данные, которые можно восстановить.
- Удаленные письма отображаются красным цветом для удобства просмотра.
- Помимо писем вы также можете восстановить контакты, календари, задачи, заметки и многое другое.
Шаг 5: Экспортируйте восстановленные электронные письма.
Нажмите «Экспорт» , чтобы сохранить восстановленные данные.
- Вы можете сохранить все данные или только выбранные письма.
- Помимо PST , файлы можно сохранять в форматах EML , MSG , PDF , HTML , а также экспортировать напрямую в Office 365 .
Шаг 6: Сохраните и импортируйте в Outlook
Укажите место сохранения и нажмите «Экспорт»
. После завершения экспорта вы можете импортировать созданный PST-файл в Outlook, чтобы просмотреть восстановленные письма.
С помощью этого руководства вы сможете безопасно и эффективно восстановить навсегда удаленные электронные письма Outlook, не обладая никакими техническими знаниями.
Часто задаваемые вопросы
Как восстановить письма, которые были окончательно удалены из Outlook?
Чтобы восстановить окончательно удаленное письмо в Outlook:
- Перейдите в список папок электронной почты и выберите «Удаленные» (убедитесь, что вы подключены к Интернету).
- На вкладке «Главная» выберите «Восстановить удаленные элементы с сервера» .
- Выберите элементы, которые вы хотите восстановить, нажмите Восстановить выбранные элементы , а затем нажмите ОК .
Если вы ищете более продвинутое решение для восстановления электронной почты Outlook, мы рекомендуем использовать SysTools, который обеспечивает 100% точное восстановление данных, используя ту же иерархию папок, что и исходные файлы.
Могу ли я восстановить письма, которые были удалены навсегда?
В большинстве случаев — да, через папку «Элементы для восстановления» или с помощью стороннего инструмента, например SysTools.
Можно ли восстановить электронные письма из удаленной учетной записи Outlook?
Microsoft будет хранить данные вашей учетной записи в течение 60 дней, прежде чем окончательно удалить их со своих серверов. В течение этого 60-дневного периода вы можете просто войти в свою учетную запись и восстановить свои данные. Если вы не удалили PST-файл, связанный с вашей учетной записью Outlook, вы сможете восстановить все элементы своей электронной почты.
Как долго Outlook хранит окончательно удаленные письма?
Элементы, которые были окончательно удалены в Outlook (перемещены в папку «Элементы для восстановления» > «Удаленные»), по умолчанию хранятся там в течение 14 дней. Этот период может быть изменен максимум до 30 дней.
Как долго я могу восстанавливать удаленные письма в Outlook?
Обычно через 30 дней после удаления электронные письма перемещаются в папку «Элементы, подлежащие восстановлению», где они остаются еще в течение 30 дней.
Можно ли восстановить электронные письма, удаленные несколько месяцев или лет назад?
Это зависит от того, доступна ли резервная копия или использовались ли такие инструменты, как eDiscovery или SysTools.